زمان آن رسیده است که درباره ابتکارات مدیریت سوابق و نگهداری آنها در سال جدید فکر کنیم

یک برنامه واضح نگه داری اطلاعت و انتشار آن ، یک جزء حیاتی از یک برنامه مدیریت سوابق و اطلاعات است.

یک برنامه ردگیری سوابق (RSS) تضمین خواهد کرد که اطلاعات شناخته شده، خفظ شده و قابل بازیابی در زمان مناسب هستند. پس از آن، در پایان دوره نگهداری آنها، تخریب خواهند شد (تخریب یا انتقال به آرشیو برای حفظ دائمی). ممکن است وقت آن رسیده باشد که RSS خود را به روز رسانی کنید و یا شاید بتوانید اولین RSS خود را برای سازمان خود ایجاد کنید.

به نظر خوب میاد؟ در زیر چند نکته برای راه اندازی مجدد برنامه ردگیری سوابق خود آمده است. چه به تعدادی از آنها نیاز داشته باشید ، چه به یک تغییر کلی نیاز داشته باشید.

جهانی فکر کنید

الزامات نگه داری رکورد در سرتاسر جهان متفاوت است. چیزی که در آمریا جواب میدهد ، به دلیل تفاوت های قانونی و فرهنگی و استفاده از اصطلاحات متفاوت همیشه به کار نمی آید.

دارایی های اطلاعاتی را در نظر بگیرید

برنامه های نگه داری بر روی رکورد های رسمی  ای که برای شرکت شما ارزش دارند تمرکز می کند. هر ساله دارایی های اطلاعاتی کمتری به عنوان رکورد های اسناد محور تشکیل میشوند. این را در نظر بگیرید که چطور میتوان سایر اطلاعات و دارایی ها را به برنامه خود اضافه کرد و یا حداقل اطمینان پیدا کرد که شما این دارایی ها را بر اساس سیاست های روشن و مختصری مدیریت میکنید

سطل های بزرگتری بسازید

RRS لیست تمام سری سوابق، طول مدت هر رکورد به عنوان یک رکورد فعال، دلیل نگهداری آن (اداری، قانونی، مالی، نظارتی و تاریخی) و دوره زمان بندی است. تعداد زیادی سری های رکورد ها و دوره های نگه داری می تواند RSS را برای کاربران پیچیده کند و مانع از جذب رضایت نها شود بنابر این سعی کنید ای را برای آنها سبک تر و راحت تر کنید.

رویداد های محرک را کاهش دهید

رویدادهای محرک، زمانی هستند که دوره نگه داری رکورد بر اساس زمان مشخصی ( مانند 7 سال) نمی باشد بلکه بر اساس رویدادهایی مانند پایان استخدام ، پایان عمر محصول و یا انقضای قرارداد است.

در جریان باشید

در جریان مقررات نگه داری اطلاعات باشید. (قوانین فدرال مدنی، GPDR، GxP، و غیره). هر گونه نوع رکورد را از دست ندهید، مطمئن شوید که از تمام زمینه های کسب و کار و پوشش آن اطمینان حاصل کنید.

ادغام برنامه های نگه داری – شرکت های به دست آمده

آیا شرکت های به دست آمده دارای RSS هستند؟ نوع رکورد سطل را از M & A اضافه کنید. اگر یک کسب و کار به یک شرکت دیگر منتقل شود، نوع رکوردهای دیگر حذف نخواهد شد.

برنامه نگهداری خودکار و پشتیبانی

خط مشی مدیریت رکوردها و اطلاعات به روز، پردازش تمام اطلاعات صرف نظر از مکان یا قالب ، و استانداردهای مربوط به RIM و SOP ها در مورد پاکسازی / بایگانی / خراب کردن پرونده ها برای اجرای RRS شما ، خودکارسازی / پخت آن در سیستم برای مدیریت حفظ و قرار دادن سوابق دیجیتال (با شروع از سیستم مدیریت سوابق خود)، پرونده های هماهنگ کننده در مناطق کاربردی برای ارائه راهنمای مدیریت سوابق و اطلاعات در سراسر واحد های کسب و کار، طمینان حاصل کنید که کارکنان از RRS شما آگاه هستند و می دانند که کجا و چگونه از آن  در طول RIM چه به صورت آموزشی و چه به صورت شبانه روزی استفاده کنند.

این را یک عادت کنید

راه اندازی مجدد RRS  خود کاری نیست که فقط یک بار انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که نقش ها و مسئولیت ها برای توسعه، پیاده سازی، بررسی و اصلاح منظم(انواع رکوردهای به روز برای منطقه فعال؟هر 1-3 سال برای استناد قانونی؟) RRS شما در جای خود هستند