فکر کنید که شرکت شما چه چیزهایی را دارد تا لیستی از فرهنگ های برترش(گزینه های برترش) در بین بقیه ی شرکت ها تهیه کند؟همین حالا انجام دهید.
کارمندان شما هر ماه 62 جلسه برگزار می کنند و آنها فکر می کنند که نیمی از زمان آنها هدر رفته است.با این حال،شاید شما فکر کنید که آنها دارند روابط دوستانه ایی با یکدیگر ایجاد میکنند ، آشفتگی های ذهنیشان را برطرف میکنند یا نقص هایشان را از طریق ارتباط با یکدیگر از بین می برند.
ولی در واقع کاری که آنها دارند انجام می دهند از بین بردن 37 بیلیون دلار در سال است.
این یک امر رایج برای شرکت ها است که جلسات ایستاده(ملاقات های سریع)برای بروزرسانی وضعیت و پیوند میان تیمشان(ایجاد هماهنگی میان تیمشان) داشته باشند،و این حتی بیشتر برای مردم معمول(رایج) است که یک بحث ناخوشایندی(ناراحت کننده ایی) را با پیشنهاد دادن به تعویق بیاندازند،”بیا تا یک جلسه برای هفته ی آینده ترتیب دهیم و در رابطه با آن صحبت کنیم” یا “چرا ما یک جلسه ترتیب نمی دهیم تا مرحله ی بعدی را بسنجیم؟”، در حالی که آنها اراده ی باشکوهی دارند،نتیجه ی کار آنها یک غارت و انتقام گیری خاموش است(در حالی که نیت آنها خوب است ، نتایج آنها موجب خفگی خاموش می شود).
آن 37 بیلیون دلاری که هر ساله در شرکت های آمریکا از بین می رود میتواند بر روی پیشرفت چشم انداز های شرکت ها هزینه شود. ولی به جای آن،آن پول در جلساتی که انرژی تیم را از بین می برد ، روحیه ی آنها را کم می کند ، آنها را به سمت ایده های بد راهنمایی میکند و وقت آنها را از بین میبرد غرق شده است، تمام این ها که برشمردیم می تواند به کسب و کار ضربه بزند.و این ضربه زمانی جدی تر خواهد شد که شما باعث از بین رفتن نیمی از وقت بهترین نیروهایتان در این جلسات شوید.این بدان معناست که نیروهای بسیار کارآمد و گران قیمت شما بیشتر وقتشان از بین رفته است.
اعلان جنگ کردن
بدین علت است که چرا من میگویم در جلساتتان اعلان جنگ کنید.
من نمی گویم که شما باید آن ها را بکشید.در واقع،گاهی اوقات این یک فرم ضروری برای برقرای ارتباط است.
چیزی که من پیشنهاد می دهم و کاری که ما در شرکت ONTRAPORT انجام می دهیم این است که حدی برای برگزاری جلسات وجود دارد.به تیمتان آموزش دهید تا زمان و پولی را که برای جلسات هزینه می کنند بهبود بخشند و بیشتر تلاش کنند زیرا تلاش بیشتر باعث پدیدار شدن نتایج بسیار خوبی برای همه خواهد شد.
اولین گام برای اعلان جنگ کردن این است که در جلسات ارزیابی کنید شرکت شما الآن در کجا قرار دارد(در چه وضعیتی است).چه تعداد از هر نوع جلسه ایی دارید؟
جلسات منظم برنامه ریزی شده ؛ اینگونه جلسات هر هفته،ماهانه یا هر فصل در مکان و زمانی مشخص برگزار می شوند.در اینگونه جلسات برنامه ها،شرکت کنندگان و اهداف تعیین شده اند و هدف آنها جلوگیری از نیاز به نوع دوم جلسات است.
جلسات ویژه ؛ اینها جلساتی هستند که زمانی از قبل برایشان برنامه ریزی نشده،و تقریبا همیشه منجر به عدم عمل می شوند(نتایجی در بر ندارند).
فرهنگ شرکتتان را به یاد آورید
در ONTRAPORT، ما چندین جلسه ی منظم کاملا برنامه ریزی شده برگزار می کنیم. از جلسات دو نفره گرفته تا جلسات گسترده ی شرکتی که هر فصل برگزار می شود.هدف تمامی این جلسات این است که به کارمندانمان اجازه دهیم تا درک بهتری از چگونگی مشارکت بدست بیاورند،ایده هایشان را به اشتراک بگذارند و برای آنها اولویت بندی کنند.این جلسات به ما این اجازه را می دهد(امکان را می دهد) تا بهترین ایده را انتخاب کنیم و سریعتر به سمت آن حرکت کنیم.
البته این جلسات نیاز نیست ، و خیلی از کسب و کارها این جلسات را برگزار نمی کنند زیرا اینگونه جلسات را اتلاف وقت می دانند و زمان همان پول است. آنها این روند را ساده تر میکنند،آنها سناریویی با مدیران ارشد اجراییشان برگزار می کنند و تمامی تصمیمات رامی گیرند و سپس آنها به مدیران رده پایین خود امر می کنند که در جهت اجرای آن تصمیمات حرکت کنند.اگر اهداف برآورده شوند، حقوق و دستمزد نیز پرداخت میشود.
اگر اهداف محقق نشوند ، کارها به سمت بازنگری می روند(این بدان معناست که اشخاص می توانند جایگزین شوند).کارمندان اجازه ی این را ندارند تا سوالی در رابطه با تصمیم گرفته شده بپرسند و دلیل این تصمیم را بخواهند یا حتی یک پیشنهاد خوبی برای بهتر شدن آن بدهند. از آنها فقط انتظار می رود که کارشان را انجام دهند و به اهداف برسند.
صادقانه بگویم،من مدل قبلی را در این زمانه بسیار جذاب یافتم.زمانی که برنامه ی من با جلسات بسته شده است، من تعداد انگشت شماری از افرادی را دارم که تعجب کرده اند که چرا ما فقط در حال انجام دادن یک پروژه هستیم،من آرزو دارم که مجبور نباشم زمانی را اختصاص دهم و به آن ها توضیح بدهم.
در طول این مدت ها ، من به اطراف خود نگاه کردم و همه ی افراد شگفت انگیزم را و آنچه که با هم دیگر ایجاد کرده بودیم را دیدم.من در شگقتم که اگر کار های مشابه از راه های متفاوت هم صورت بگیرند باز نتیجه ایی یکسان دارند و من همیشه تصمیمم این بود که از انجام دادن کارها از چند طریق متفاوت خودداری کنم.
جنگیدن
اگر شما فرهنگ شرکتتان را در نظر گرفته باشید و تعیین کرده باشید که شما احتیاج به داشتن چندین جلسه دارید تا موفقیت در تصمیم گیری را تا همین جایی که اکنون هستید حفظ کنید،شما هنوز هم باید بر روی از بین بردن جلسات غیر مفید(جلسات ویژه)کار کنید.
قبل از پذیرفتن هر برنامه ریزی یا شرکت در جلسات ویژه از خودتان این سوالات را بپرسید:
آیا این جلسه ضروری است؟ آیا گزینه هایی وجود دارد که به زمان کمتری نیاز دارد؟
آیا می توان این جلسه ها را با ایمیل زدن حذف کرد؟آیا می توان یک سیستم ساده ایی برای افراد خود راه بیاندازید تا به سادگی با هم ارتباط برقرار کنند زمانی که شخصی قسمتی از پروژه را انجام داد به راحتی به دیگری خبر دهد تا قسمت دیگر پروژه را آغاز کند؟
چه کسانی واقعا احتیاج است در آن جلسه شرکت کنند؟آیا همه باید حضور یابند یا تعدادی خاص کافی است؟
اگر شما به این فکر نکنید(در نظر نداشته باشید) که همه ی 60 دقیقه زمان برای شما لازم است تا توجه کنید،نظرتان را بگویید یا درخواست کنید که قسمتی از برنامه را که نیاز به کار در بیرون دارد را در ابتدای برنامه بگذارند و زمانی را به آن بدهند.آیا واقعا شما به نظر کسی نیاز دارید تا اطمینان یابید چیزی فراموش نکرده ایید،ولی از آن انتظار ندارید که در مورد تصمیم گرفته شده اظهار نظر کند؟
چه کاری می توانم انجام دهم تا اطمینان پیدا کنم که به جلسه توجه شده یا مضمون مفیدی داشته است؟آیا برنامه ی معلومی برای جلسه وجود داشت؟آیا همه ی چیز ها به اشترک گذاشته شد؟
اگر مدیربرنامه ریزی جلسه نتوانست برنامه ی جلسه را قبل از جلسه بفرستد،جلسه باید لغو شود؛این میتواند هشداری به تیم شما باشد که وقت افراد با ارزش است و وقت هیچ شخصی نباید از بین برود.برای رسیدن به هدف شما باید چند قانون اساسی وضع کنید:سر وقت و آماده حاضر شوید،گوشی تلفن همراه را با خود به جلسه نیاورید و حسابی تمرین کنید.
همه ی جلسات باید خروجی مشخصی داشته باشند تا کارمندان بتوانند به آن رجوع کنند.این بدین معناست که چند نفر باید مأمور شوند و گزارشی کوتاه در حین جلسه آماده کنند ، (برای اینکه از این یکنواختی خسته نشوید و این بار سخت را همیشه یک نفر به دوش نکشد،هر جلسه کسانی را که گزارش تهیه می کنند تغییر دهید.این تغییر وظیفه باعث جلوگیری از ایجاد حس عدم مشارکت در افراد حاضر در جلسه می شود).
به سوالات باید به دقت اشاره کرد که ملاقات های ویژه چه چیزهایی نیاز دارند تا برگزار شوند و آنها را به جلسات منظم و برنامه ریزی شده تغییر دهیم.با برگزاری جلسات منظم،شما یک ساختار ایجاد کرده اید و نیاز های بی فایده(غیر اساسی) را حذف کرده اید.
جلسات در ذات خودشان بد نیستند؛عاملی که موجب بدی آنها می شود برنامه ریزی نادرست و پیروی از آن برنامه است.با جنگیدن با چیزهای بی مصرف،تیم شما نمی تواند فقط و فقط پول و زمان ذخیره کند اما آنها میتوانند از هر دوی آن استفاده کنند تا سریع تر به نتیجه برسند.